Personal Assistant Pensioenfonds FMCG

Posted 03 December 2021
salarisUp to €4000 per month
LocatieRotterdam
Job type Temporary
BedrijfssectorenOffice en Management
referenceBBBH499062_1638549708

Job description


Voor onze opdrachtgever, een gerenommeerd bedrijf in FMCG, zijn wij op zoek naar ervaren PA/Management Assistent voor het Pensioenfonds.

Taken:

  • Verzorgen van de correspondentie (al dan niet van vertrouwelijk karakter) namens Unilever APF, zodanig dat bescheiden tijdig, foutloos en volgens de geldende voorschriften gereed komen;
  • Zorgen voor het verwerken van de interne/externe post en e-mailberichten voor de fondsen, zodanig dat deze tijdig afgehandeld kunnen worden, daaronder mede begrepen: o beoordelen van stukken v.w.b. aard, belang en prioriteit van afhandeling; o completeren van informatie; o al dan niet zelfstandig afhandelen van post en e-mailberichten, dan wel voorleggen aan een lid van het Uitvoerend Bestuur (UB); o attent zijn op belangrijke informatie;
  • Bijhouden van de (elektronische) agenda van leden van het UB en de Voorzitter van de Raad van Bestuur, zodanig dat tijdig een goed inzicht beschikbaar is in de te ondernemen activiteiten, daaronder mede begrepen: o plannen, maken van en attenderen op afspraken en daarbij beoordelen van een doelmatige tijdsindeling. o voorbereiden van activiteiten van MT-leden door het verzamelen en ter beschikking stellen van benodigde stukken;
  • Afhandelen van telefoongesprekken: beoordelen van aard, verzoek en doel van de aanvragen en beslissen over doorverbinden, verwijzen naar andere functionarissen of zelf afhandelen van bepaalde kwesties;
  • Voorbereiden en notuleren van vergaderingen van de Uitvoerend bestuurders (zowel in Nederlands als in Engels), zodanig dat efficiënt vergaderd kan worden en een juiste verslaglegging plaatsvindt, daaronder mede begrepen:

o afstemmen van de agenda en zorgen voor een tijdige distributie van agenda en bijbehorende stukken
o notuleren van de vergaderingen en uitwerken en zorgen voor het distribueren van het verslag
o bevorderen van het nakomen van gemaakte afspraken.

  • Verzorgen van overige secretariële werkzaamheden ten behoeve van het UB en de Voorzitter, daaronder mede begrepen: o beheren van de archieven, dossiers e.d. (w.o. vertrouwelijke informatie); o verzamelen/opvragen, controleren en bewerken van informatie; o behandeling van declaraties; o vervullen van representatieve taken;
  • Zelfstandig uitvoering geven aan bepaalde inhoudelijke, aan de afdeling gerelateerde taken (zoals voorbereidende werkzaamheden audits (o.a. stukken verzamelen, toegang regelen, ruimtes reserveren), contractmanagement, beheer archiefsysteem);
  • Organiseren van (buitenlandse) reizen en hotelreserveringen.


Functie eisen:

  • Een (directiesecretaresse)opleiding dan wel een daarmee vergelijkbare opleiding of werkervaring
  • Bij voorkeur enige ervaring in de pensioenwereld
  • Goede beheersing van de Nederlandse taal (mondeling en schriftelijk)
  • Beheersing van de Engelse taal (mondeling en schriftelijk)
  • Communicatief sterk
  • Zelfstandig, lerend, dienstverlenend en organisatorisch sterk
  • Sterk analytisch en conceptueel vermogen
  • Flexibel, stressbestendig en kritisch
  • Gaat op een zorgvuldige manier om met vertrouwelijke informatie
  • Goede IT-vaardigheid (Office 365, MS Teams)


Wat we bieden:

  • Contract via Kelly Services voor 1 jaar; verlenging mogelijk!
  • Salaris van MAX € 4000 per maand, afhankelijk van ervaring
  • Start datum: 1 januari 2022


Voor meer info bel Ellen van Leeuwen,
Recruitment Consultant

T: 06-519 58 864
When interested please react through the application process with your English resume.

About Kelly Services
It's more than a job. It's passion.
Our vision is to provide the world's best workforce solutions. We are authentic, the industry founder. We believe in relationships, not transactions. We value teamwork, realizing that we are stronger together than as individuals. We take seriously the promises we make. We are passionate, dedicated and driven to excel. With us it has never been about being the biggest. It has always been about being the best and doing the right thing.

At our core, we are a community. Each day we welcome into our community the varied talents of all people who embrace our culture of service, teamwork and integrity. We offer the opportunity to work with the best companies in the world, and to make a difference in the communities in which we live and work.

Met betrekking tot deze functie fungeert Kelly Services als uitzendorganisatie. Wanneer je de beslissing maakt om op deze functie te solliciteren zullen jouw gegevens in overeenstemming met Kelly's Privacy Statement worden verwerkt.

Met oog op de AWGB (Algemene Wet Gelijke Behandeling) verwelkomt Kelly Services sollicitaties van iedere geschikte kandidaat, ongeacht etniciteit, geslacht, beperking, religieuze overtuiging, seksuele geaardheid of leeftijd.

------------------------------

Regarding this role, Kelly Services acts as the official temporary employment agency. When you decide to apply to this role your personal information will be processed in accordance with Kelly's Privacy Statement

In keeping with the AWGB (Algemene Wet Gelijke Behandeling) Kelly Services welcomes applications from any and all eligible candidates regardless of ethnicity, gender, disability, religion, sexual orientation or age.